事前質問フォーム

相談・予約の前に顧客情報をあらかじめ集めておくツールです。ミーティングが始まる前に背景を把握し、最初の会話から本題に入れます。

事前質問フォームは、相談・予約の前に顧客情報をあらかじめ集めておく公開ページです。リンクを一つ共有するだけで、送信した人が自動的に顧客カードになり、回答内容に応じてHot・Warm・Coldに分類されます。良いリードは送信直後が最も熱いため、入ってきたらすぐに対応することが重要です。

フォームを作成する

1. タイトルとリンクslug(英数字)を決めます。slugは公開アドレスにそのまま入ります。
2. 案内文を書いて、フォーム上部に表示する説明を追加します。
3. 質問を追加します。標準で名前・連絡先が含まれており、+質問でさらに追加できます。
4. 各質問に入力形式(短答・電話・メール・長文・選択・数値・日付・チェックボックス)と必須かどうかを指定します。
5. 保存すると公開リンクが生成されます。一覧のリンクコピーボタンですぐに共有してください。

公開フォームのアドレスは botn.app/f/<ワークスペース>/<フォーム> の形で、ページには自分の組織のロゴが表示されます — ワークスペース・ブランディングで設定してください。

質問形式

質問ごとに回答形式を選んで、顧客が入力しやすいようにしましょう。

• 短答・長文 — 名前や問い合わせ内容のような自由入力です。
• 電話・メール — 連絡先です。電話番号は重複顧客の自動連携の基準になります。
• 選択 — あらかじめ作った選択肢から一つを選びます。関心製品・予算範囲に適しています。
• 数値・日付・チェックボックス — 数量、希望日、同意項目などです。

送信後の動作

顧客が送信を終えたときに何を表示するかを、三つの中から選びます。

• 成功メッセージを表示 — お礼などの案内文を表示します。
• URL・ドキュメントへ移動 — 送信直後に指定したアドレス(資料・ドキュメントリンクを含む)へ送ります。
• 予約ページへ案内 — 連携した 予約ページへ案内し、すぐに日程を組めるようにします。

予約ページslugを連携しておくと、送信者がHotリードに分類されたときは成功メッセージ画面でも予約ボタンが一緒に表示されます。

送信されると何が起こるか

フォームが送信されると、botnが次の処理を自動で行います。

• 電話番号で既存の顧客を見つけて連携し、なければ新しい 顧客カードを作成します(出典: フォーム)。
• 回答内容でリードをHot・Warm・Coldに分類します。購入予定の時期が近いほど熱く、時期の情報がない場合は問い合わせ内容・会社情報の充実度で判断します。
• フォームにリストを連携しておけば、送信した顧客をその リストに自動追加します(重複なし)。
• 設定した 自動化 ルール(フォーム送信・新規顧客作成)を実行します。
• ワークスペースメンバーに新しいリードの通知を送ります。Hotリードはホットリードのアラートとして区別されます。

送信内容の確認・エクスポート

フォーム一覧で各フォームの送信件数とHotの件数をすぐに確認できます。送信を見るを押すと送信者の名前・連絡先・ランクと日時が表示され、開くで顧客カードへ移動できます。

エクスポートボタンで送信履歴をCSVまたはExcel(XLSX)でダウンロードできます。

実務のヒント

• 質問は少ないほど送信率が高くなります。最初の会話に本当に必要な項目だけを集め、残りは相談で埋めてください。
• 「購入予定の時期」のような質問を入れると、Hot・Warm・Coldの分類がより正確になります。
• 入ってきたリードは 受信箱で一か所にまとめて確認・対応すれば、取りこぼしません。
• フォームを一時的に止めたいときは停止状態にしてください。停止したフォームは公開リンクから開きません。