個人情報・同意

個人の連絡先を扱うツールだからこそ、情報を適法に収集・保管・活用できるよう同意管理を提供します。

botnは個人の連絡先を扱うツールなので、顧客情報を適法に収集・保管・活用できるよう同意状態を一か所で管理します。プライバシー・同意画面でマーケティング同意の状況をひと目で確認し、データを書き出し、広告性配信のルールを点検できます。

同意状態の4種類

顧客ごとにマーケティング受信同意の状態が1つずつ付きます。広告性配信はこの状態を基準に自動でフィルタリングされます。

• 同意済み — マーケティング配信の対象に含まれます。メールキャンペーンはこの状態の顧客にのみ送信されます。
• 同意未確認 — 新規顧客の初期値です。同意の有無をまだ確認していない状態で、マーケティング配信の対象から除外されます。
• 拒否 — 顧客がマーケティング受信を拒否した状態です。
• 受信拒否 — 同意した後に撤回した状態です。メールの受信拒否リンクで処理されるか、直接設定できます。

顧客ごとの同意管理

個別の同意状態は 顧客 詳細画面で変更します。同意・受信拒否ボタンで状態を切り替え、拒否・受信拒否の顧客には配信前に警告が表示されます。

1. 顧客詳細でマーケティング同意の項目を開きます。
2. 同意済みまたは受信拒否を押して、現在の状態に合わせます。
3. 以降のキャンペーン・SMS配信時にこの状態が自動的に反映されます。

同意が収集される経路

新しい顧客は フォーム·予約から入ってくると、最初は同意未確認の状態で始まります。実際に受信同意を得た顧客は、顧客詳細で同意済みに変更してください。そうすることでキャンペーンの対象に含まれます。

メールキャンペーンに自動で付く受信拒否リンクを顧客が押すと、そのアドレスは受信拒否リストに登録され、以降の配信から外れます。

配信が同意を守る仕組み

• メール キャンペーン — メールがあり同意済みの状態の顧客にのみ送信されます。受信拒否の状態の顧客は自動的に除外されます。
• SMS 配信 — 拒否・受信拒否の顧客は配信からスキップされます。スキップした理由は配信結果に表示されます。
• キャンペーン対象のセグメントで同意状態を条件に指定して、あらかじめ絞り込むこともできます。

データの書き出し

プライバシー・同意画面ですべての顧客をCSVでダウンロードできます。氏名・連絡先・状態・マーケティング同意などの主要項目がまとめて含まれます。

個別顧客の個人情報の書き出し（データ主体の開示請求対応）は、該当する 顧客 詳細でJSONとして取得できます。顧客のメモ・タスク・見積・ディール・キャンペーン履歴がまとめて束ねられます。

個人情報の削除（匿名化）

データ主体の削除請求に対応する際は、顧客詳細で匿名化を実行します。氏名・連絡先・メモなどの識別情報が削除され受信拒否に切り替わり、統計・履歴レコードは保存されます。元に戻せないので慎重に進めてください。

実務のヒント

• 一括配信の前には、この画面で同意済みの人数をまず確認してください。対象が思ったより少なければ、同意未確認の顧客が多いという意味です。
• オフラインで同意を得た場合は、顧客詳細で直接同意済みに変更してください。フォーム・予約から入ってきた顧客は自動的に同意済みにはなりません。
• 定期的にCSVでバックアップしておくと、データ移行・監査対応が容易になります。