自動化

コードなしでルールを設定するだけで、繰り返し作業をbotnが代わりに行います。『何かが起きたら(トリガー)、何かをする(アクション)』という形で作成します。

自動化とは

自動化は『何かが起きたら(トリガー) → 何かをする(アクション)』という形のルールです。コードなしでルールをオンにしておくだけで、手間のかかる仕分け・タスク作成・送信をbotnが代わりに処理します。ルールはPCサイドバーの自動化画面で作成し、オン・オフを切り替えられます。

ルールを作成する

1. 自動化画面で『ルール』ボタンを押して新しいルールを始めます。
2. ルールが分かりやすい名前を付けます。例: 『フォーム送信時にホットリードタグ』。
3. トリガー(いつ)を選びます。『顧客のステータスが変わったら』を選ぶと、どのステータスに変わるときかも指定します。
4. アクション(何を)を選び、必要な値を入力します。例: 付与するタグ、タスクのタイトル、メールの件名・本文など。
5. 保存すると一覧に追加され、その時点からトリガーが発生するたびに実行されます。

トリガー — いつ実行されるか

• フォームが送信されたら — 公開 フォームが送信されたときに実行されます。
• 顧客が追加されたら — 新しい顧客カードが作成されたときに実行されます。フォームから新規顧客が流入したときも併せて実行されます。
• 顧客のステータスが変わったら — 指定したステータスに変わったときのみ実行されます。

アクション — 何をするか

• タグ付与 — タグを顧客カードに自動で付けます。すでにあるタグなら重複して付けることはありません。
• タスク作成 — タイトルを決めた タスクをその顧客に自動で作成します。
• メール送信 — 顧客にメールを自動送信します。件名・本文にname・company変数を使うと顧客情報に置き換えられます。
• SMS送信 — Web送信のSMSを自動送信します。韓国の携帯電話番号で、マーケティング受信拒否でない顧客にのみ、1件あたり1クレジットが差し引かれます。
• シーケンス登録 — 顧客を シーケンスに自動登録します。すでに進行中のシーケンスなら重複登録はしません。
• API送信(Webhook) — 外部URLにトリガー・顧客情報をJSON(POST)で送ります。シークレットを入れるとx-botn-signatureヘッダーで一緒に送信され、Zapier・Make・自前サーバーなどの外部ツールと連携できます。

オン・オフ・編集・削除

各ルールカードのトグルで即座にオン・オフを切り替えられます。オフにするとルールはそのまま残りますが実行されません。鉛筆アイコンで編集、ゴミ箱アイコンで削除します。

例

『相談フォームが送信されたら → ‘Hot’タグを付けて → ‘フォローアップ電話’タスクを自動で作成する。』 トリガー1つにはアクションを1つ紐付けるので、タグとタスクの両方を望む場合は同じトリガーでルールを2つ作ればよいです。

実務のヒント

• メール・SMSの本文にname・company変数を入れると、1つのルールでパーソナライズされたメッセージを送れます。
• メール送信は設定のメール署名を本文末尾に自動で付けて送ります。
• 自動送信されたメール・SMSは顧客のタイムラインに送信記録として残り、後で確認できます。